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OneDrive for Businessの便利機能 メールの添付ファイルから暗号化とキーワードを排除する!!!

※本投稿はSharePointライブラリのリンクでいいじゃん!というような企業文化の方を除きます。

 

Office 365で気に入ってる便利機能の一つとしてOneDrive for Businessのファイルをメール添付するという機能があります。

 

一言でいうと、「メールに添付したファイルの暗号化をかけて、別メールにてパスワード送信」というルールをある程度防止できます。

パスワード代わりに受信者側がMicrosoftアカウント保有していることが必須となりますが…。(Office 365導入してたらハードルは低い)

 

全体概要はこんな感じです。

OneDrive for Businessを活用したメールの添付ファイルから暗号化とキーワードを排除する方法

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メールにはファイルアクセス権だけ渡して、送付先の人しか見れない状況を作れます。

結局暗号化かけたのをリプライでパスワード送るとかだったら…(略)

 

このシナリオにおいて気になるのは、転送されたらどうなるん?と言う点です。

実際に試してみました。まずは、Gmailに対して①を実施したメールを送ります。

受信するとこんな感じ。ハイパーリンクが差し込まれています。

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クリックすると、サインイン画面が出て来るのでMicrosoftアカウント(個人のアカウント)でサインインします。

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懐かしの@hotmail.com!!!

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サインインするとこんな画面が表示されました。普通に表示権限無いよって事ですね。

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当然っちゃ当然ですが、送信者が送付先に指定した方しかアクセス権は有りません。

でも、これって最初に言ったメールに添付したファイルの暗号化をかけて、別メールにてパスワード送信」というルールをある程度防止できるって事です。

意図した人に届く前提ですが、他社の方であろうと意図しない人にはファイルは一切見せない事になりますからね。

 

 

この機能だけでも結構うれしかったんですが本日使用してたら次のようなメールが届きました。

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今までは送りつけるだけで閲覧したかどうかは別途ログ調べるとかしないと出来なかったのですが、メールにて通知されるようです!

 

 誰がファイルにアクセスしたのか

 

送付した相手は認識していても実際にアクセスしたかどうかの確認にも使えますし、もし送付先間違えたとしても、Remove Accessでアクセス権も取れます。

(一回でも見られたら…ってのは有りますが…)

 

まとめ

まだ物足りないかもしれませんが、まずはOffice 365を使用している社内の方々はワークフォルダとしてOneDriveを使用して、メール送付の添付に活用するって運用から浸透させる方法が案外おススメです!!!