Office 365 E3で使える Teams/ToDo/Planner を用いたチーム運用について
Advent Calendar の時期になりました。
1日目という事で、こんだけ緩くても良いという見本にしようかと思います。
今年良く言われた働き方改革ですが、Office 365でも色々出来ると思います。
タイトル通り、あくまで私の所感ですが、実際の活用例としてご参照ください。
最初にツールと用途の紹介。
◆私の所属するチームにおけるツールの活用
ツールとして今よく使ってるのは下記3点です。
・Teams
チャネル：日報書き込み用
タブ：Plannerを追加
・ToDo
個人の日々のタスク管理に活用
・Planner
チームで割り振りするタスクを管理するのに活用
続いて、運用について、実質加えてるのって朝会だけです。
◆私の所属するチームにおけるツールを使った運用
（働き方改革も一応意識した運用）
・朝会
毎朝9時15分頃から実施。
個人の目標帰宅時間もここで事前宣言。
夕会は無し。
所感：帰宅時間をあらかじめ宣言するのは目標設定並びに
実績となるほか、漏れ抜け作業等も置きづらくなっている！…気がする。
・Teams
日報：テキストベースでフォーマットを作り全員定時頃を目安にアップ
Planner：随時活用
所感：日報はフリーフォーマットベースにはなるが、イイね！と、コメント返しやすいので良い気はする。
けれど、Teamsアプリ少し重い？
・ToDo
朝会にてToDoに登録した内容を連絡、完了時随時終了
所感：当日のやり残し作業があった場合、アプリ起動時の前日のToDoレビュー画面から翌日にタップでToDoリストを移行できるの便利！
・Planner
ToDoとの棲み分けは、個人のタスクか、チームとして割り振ったタスクか
Plannerではチームとして割り振ったタスクを記載。
完了に関しては各タスク割り当て者が実施。
（小さな成功を各自が感じ取るため）
業務として現在は開発業務ではないのでMS Project程の規模のプロジェクト管理ツールは正直不要という状態です。
かといって、スケジュール管理のために止む無くExcel方眼紙でガントチャートもどき（目標日時、一次締め切り、二時締切、最終締め切り、実績日）の様な列を追加し
ざっくりと管理。
◆最近のお気に入り機能
Plannerってリリース後地道にバージョンアップしてます。
・一つのタスクを複数人で担当
・チェックリストから新たなカードを作成する
私は特にチェックリストから新たなカードを作成する機能が好きです。
Excel方眼紙でスケジュール管理をする際に、WBSの様に大項目、中項目、小項目的なまとめをしているんですが、それを落とし込む際はチェックリストを活用しています。
一つのカードを作って、チェックリストに色々書きます。
こんな感じ。
カードの詳細開くと下記のようなの画面になります。チェックリストは何個でも作れます。ここで中項目、小項目をずらずらとチェックリストに記載します。
記載後、チェックリストの右側に、ごみ箱アイコンと【↑】アイコンが並んでいますが、こちらをクリックします。
【↑】アイコンをクリックするとチェックリストがそのままカードに！！！
カード量産する時って、割と見落としがちなんですが、チェックリストで小さく視認性高い状態でまとめて入力、まとめて作成できると漏れ抜け防止になって良かったです。
◆まとめ
漠然と使うより、目的等を定めるとやっぱりいいのかなと思ってます。
大したことはしてないですが、今回であればOffice 365で働き方改革、生産性向上を目指す！そのためにツールをどう使うか？という観点でツールだけじゃない運用のポイントも追加してみました。
これが正解だとは言いません。今もより良い方法が無いか、毎日試行錯誤しています。
人の数だけ答えもあるかもしれない運用ですので、まだTeams、ToDo、Plannerを使ってない方にとって多少でもヒントになると幸いです。
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