Office 365 E3で使える Teams/ToDo/Planner を用いたチーム運用について

Advent Calendar の時期になりました。

1日目という事で、こんだけ緩くても良いという見本にしようかと思います。

 

adventar.org

 

今年良く言われた働き方改革ですが、Office 365でも色々出来ると思います。

タイトル通り、あくまで私の所感ですが、実際の活用例としてご参照ください。

 

最初にツールと用途の紹介。 

 

◆私の所属するチームにおけるツールの活用

ツールとして今よく使ってるのは下記3点です。
 ・Teams
   チャネル:日報書き込み用
   タブ:Plannerを追加
 ・ToDo
   個人の日々のタスク管理に活用
 ・Planner
   チームで割り振りするタスクを管理するのに活用

 

続いて、運用について、実質加えてるのって朝会だけです。


◆私の所属するチームにおけるツールを使った運用
 (働き方改革も一応意識した運用)

 ・朝会
  毎朝9時15分頃から実施。
  個人の目標帰宅時間もここで事前宣言。
  夕会は無し。
  
  所感:帰宅時間をあらかじめ宣言するのは目標設定並びに
     実績となるほか、漏れ抜け作業等も置きづらくなっている!…気がする。

 ・Teams
   日報:テキストベースでフォーマットを作り全員定時頃を目安にアップ
   Planner:随時活用
   
  所感:日報はフリーフォーマットベースにはなるが、イイね!と、コメント返しやすいので良い気はする。

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けれど、Teamsアプリ少し重い?


 ・ToDo
   朝会にてToDoに登録した内容を連絡、完了時随時終了

   

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   所感:当日のやり残し作業があった場合、アプリ起動時の前日のToDoレビュー画面から翌日にタップでToDoリストを移行できるの便利!
     
 ・Planner
   ToDoとの棲み分けは、個人のタスクか、チームとして割り振ったタスクか
   Plannerではチームとして割り振ったタスクを記載。
   完了に関しては各タスク割り当て者が実施。
   (小さな成功を各自が感じ取るため)
   
 業務として現在は開発業務ではないのでMS Project程の規模のプロジェクト管理ツールは正直不要という状態です。
 かといって、スケジュール管理のために止む無くExcel方眼紙でガントチャートもどき(目標日時、一次締め切り、二時締切、最終締め切り、実績日)の様な列を追加し
 ざっくりと管理。
 
◆最近のお気に入り機能
Plannerってリリース後地道にバージョンアップしてます。

 ・一つのタスクを複数人で担当
 ・チェックリストから新たなカードを作成する
 
私は特にチェックリストから新たなカードを作成する機能が好きです。
Excel方眼紙でスケジュール管理をする際に、WBSの様に大項目、中項目、小項目的なまとめをしているんですが、それを落とし込む際はチェックリストを活用しています。

 

一つのカードを作って、チェックリストに色々書きます。

 こんな感じ。

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カードの詳細開くと下記のようなの画面になります。チェックリストは何個でも作れます。ここで中項目、小項目をずらずらとチェックリストに記載します。

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記載後、チェックリストの右側に、ごみ箱アイコンと【】アイコンが並んでいますが、こちらをクリックします。

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】アイコンをクリックするとチェックリストがそのままカードに!!!

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カード量産する時って、割と見落としがちなんですが、チェックリストで小さく視認性高い状態でまとめて入力、まとめて作成できると漏れ抜け防止になって良かったです。

 

◆まとめ

漠然と使うより、目的等を定めるとやっぱりいいのかなと思ってます。

大したことはしてないですが、今回であればOffice 365で働き方改革、生産性向上を目指す!そのためにツールをどう使うか?という観点でツールだけじゃない運用のポイントも追加してみました。

 

これが正解だとは言いません。今もより良い方法が無いか、毎日試行錯誤しています。

人の数だけ答えもあるかもしれない運用ですので、まだTeams、ToDo、Plannerを使ってない方にとって多少でもヒントになると幸いです。

 

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