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OneDrive for BusinessとOutlook連携のダイアログ

昨日の投稿で、実は掲載できなかったキャプチャが取れたので、補足。

naoki0311.hateblo.jp

 

Outlookからメール添付を選択しようとすると(ドラッグアンドドロップはNGっぽい)、たまに下記の様なダイアログが表示されます。

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これが常に出てくれればよりわかりやすいんだけどなと言う感じ。

 

新規のファイル添付でも、新規メールの添付でもなく何がトリガーなのか本当にわからない。。。

 

まぁ、OneDrive for BusinessとOutlookの組み合わせはおススメです。

OneDrive for Businessの便利機能 メールの添付ファイルから暗号化とキーワードを排除する!!!

※本投稿はSharePointライブラリのリンクでいいじゃん!というような企業文化の方を除きます。

 

Office 365で気に入ってる便利機能の一つとしてOneDrive for Businessのファイルをメール添付するという機能があります。

 

一言でいうと、「メールに添付したファイルの暗号化をかけて、別メールにてパスワード送信」というルールをある程度防止できます。

パスワード代わりに受信者側がMicrosoftアカウント保有していることが必須となりますが…。(Office 365導入してたらハードルは低い)

 

全体概要はこんな感じです。

OneDrive for Businessを活用したメールの添付ファイルから暗号化とキーワードを排除する方法

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メールにはファイルアクセス権だけ渡して、送付先の人しか見れない状況を作れます。

結局暗号化かけたのをリプライでパスワード送るとかだったら…(略)

 

このシナリオにおいて気になるのは、転送されたらどうなるん?と言う点です。

実際に試してみました。まずは、Gmailに対して①を実施したメールを送ります。

受信するとこんな感じ。ハイパーリンクが差し込まれています。

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クリックすると、サインイン画面が出て来るのでMicrosoftアカウント(個人のアカウント)でサインインします。

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懐かしの@hotmail.com!!!

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サインインするとこんな画面が表示されました。普通に表示権限無いよって事ですね。

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当然っちゃ当然ですが、送信者が送付先に指定した方しかアクセス権は有りません。

でも、これって最初に言ったメールに添付したファイルの暗号化をかけて、別メールにてパスワード送信」というルールをある程度防止できるって事です。

意図した人に届く前提ですが、他社の方であろうと意図しない人にはファイルは一切見せない事になりますからね。

 

 

この機能だけでも結構うれしかったんですが本日使用してたら次のようなメールが届きました。

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今までは送りつけるだけで閲覧したかどうかは別途ログ調べるとかしないと出来なかったのですが、メールにて通知されるようです!

 

 誰がファイルにアクセスしたのか

 

送付した相手は認識していても実際にアクセスしたかどうかの確認にも使えますし、もし送付先間違えたとしても、Remove Accessでアクセス権も取れます。

(一回でも見られたら…ってのは有りますが…)

 

まとめ

まだ物足りないかもしれませんが、まずはOffice 365を使用している社内の方々はワークフォルダとしてOneDriveを使用して、メール送付の添付に活用するって運用から浸透させる方法が案外おススメです!!!

OutlookからOffice 365 Groupsを新規追加するには?

Office 365 Planner正式にリリースされましたね!

 

少し遅れてですがこんな記事寄稿しました。

codezine.jp

 

記事内で、次のような記載があります。

Groupsを利用には、最初にグループを作成する必要があります。しかし、その設定はブラウザ越しでしか設定できません。一連の流れは以下の通りです。

 

タイミング良いのか悪いか、 実は最近のOfficeのアップデートでグループに関するメニューがリボン上に追加されてました。

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簡単にですが、Outlookでどんなふうに使うのか見てみたいと思います。

 

Office 365 Groupsをリボンから

Outlook起動すると最初にグループという枠が出来ていることが確認できます。

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グループの作成をクリックしてみるとこんな画面。

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実際に名前付けてみるとグループIDとかも表示されます。これがスレッドで使われるメールアドレスですね。

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なお、命名規則の設定については下記スライドで分かりやすくご紹介されているので気になる方はチェックしてみましょう!

 

docs.com

 

メンバー追加もOutlookから簡単設定できます。

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試しに一人追加してみました。

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OKを押したらグループ出来ちゃいます。簡単!

 

Office 365 Groupsの参照については「おすすめ」と「すべて」二種類あります。ロジックよくわかってないですが、簡単に今あるグループを確認して参加とかが出来るので風通しの良い会社では使いやすそう!と感じました。

 

他にも左ペインにグループが追加されていて見やすい等の記載が有るので下記ページを確認しておくといいでしょう。

 

support.office.com

Office 365 Planner がいよいよ先行リリーステナントに6月上旬から配信開始!

2月くらいから使い続けているので、私にとっては有るのが当たり前になっていたOffice 365 Plannerがいよいよ一般テナントにも提供開始となるようです!

 

これはアツい!!!

 

なお、かなり気になっていた提供サブスクリプション等も明記されていました。

以下、引用なんですが、気になってる点を下線+色付け+文字サイズ大きくしてます。

 

1. Planner について
以前から一部のお客様に Preview 版をご利用いただいておりましたが、2016 年 6 月上旬をめどに、先行リリースのテナントから Planner 製品の公開を始めております。(すでに有効化されているお客様もいらっしゃると思います。)
Planner 製品のライセンスは Office 365 E1/E3/E5、Office 365 Business Premium、Office 365 Business Essentials、および Office 365 Education に含まれるため、これらのサブスクリプションをご利用中のお客様は追加費用無しで使用できる製品となります。

Planner が有効化されると、アプリケーションランチャー内に [Planner] タイルが追加され、Planner 機能の利用が可能となります。
詳細な使用方法等については下記の関連情報をご確認ください。

 

 

追加費用無し!E1 / E3 / Business Premium / Business Essentials OK!

これは普通にOffice 365を導入している企業すべてで利用できると言えそうです。

 

詳細情報はコチラを参照ください。

blogs.technet.microsoft.com

 

折角なのでもう少しPlannerについて紹介する機会設けられればいいなぁと思ってます。

PowerAppsで使えるConnection一覧

PowerAppsネタですが、なんて事はない、現時点で接続できるサービス一覧です。

 

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まだ少ないか、こんなに!?と思うかは人それぞれですが、ワークフローを使うときにMicrosoftGoogle DriveDropboxSalesforceTwitterも用意しているという事が端的に今のMicrosoftの姿勢が伺えるのかなと。

個人的にはまだまだ拡張してほしい所。それこそGoogle CalendarやTrello、Slack、GitHubとかVSTSとかもあるとうれしい人多いんじゃないかなー。

 

これからの拡充に期待したいですね。

PowerAppsのLogic Flowファーストインプレッション

PowerAppsが無事触れるようになったという事で、PowerAppsのWeb上で触れられるLogic Flowを試してみました。

 

Logic FlowってどうやらOffice 365とワークフローを組み合わせて自分にとって必要な情報を外部も含めた必要なサービスに流すことができるサービスの様です。

Microsoftにしては珍しく外部サービス(Google DriveDropboxSalesforce等)が最初から用意されてます。今後これは拡充されそう。期待大です。

 

実際にLogic Flowを触ってみる。

PowerAppsを開いて左側からLogic Flowsを選択。

最初はまっさらです。

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右上のCreate a logic flowをクリックするとこんな画面が表示されます。

画面見ていただくと分かりますが、ワークフローを構築するテンプレートがあります。

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今回はサンプルという事で、左上の「Create from blank」を選択。

開始アクションにTwitterのQUERYを設定します。今回は例という事で、FateGOを設定してみました。

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続いて、見つけたらどうするかというアクションがあるので、上記のように設定してみました。各設定部分には下記のようにTwitterからRTカウント数、テキスト、誰がTweetしたのかなどの情報を取得できます。

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作成後、Logic Flowの名前を付けて「Done」をクリックすると動作開始です。

一瞬でこんな風にメールが大量に低優先で送られてくるようになりました。

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慌ててワークフローを停止。下の図を見ていただくとわかるように、ビデオの再生と一時停止の様にワークフローの開始と停止が設定できます。

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これ使い方次第だと面白そうですね。まだ設定のためのTwitterのQuery見切れてないけれど、特定の知りたい情報や製品名などをトリガーに情報を集めるメールボックスとか作って運用とかできそう。

 

ワークフローという事でこれ横展開というより自分の業務効率化に扱うのが最初あると思いますが、この辺のノウハウためて社内展開していく事で会社の社員一人一人が幸せになるんじゃないでしょうか。

 

なお、アクショントリガーはこんな感じです。SharePoint上でファイル作られたとかもあるようなので面白そうですねー。

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またもう少し触ってみたいと思います。

招待状が届いていたけれども触れなかったPowerAppsが遂に触れるようになりました!

もうタイトルのままです。Office 365のPowerAppsに利用申請を出して、使えないって話をしてたんですが、今日触ったら使えるようになってました。

 

www.slideshare.net

 

これがサインイン後に実際にPowerAppsを開いたページ

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Plannerと違って初期から外部のサービスと連携したワークフローが作れそうです。f:id:naoki0311:20160320150946p:plain

 

UWPもiOSもあるよ!

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PowerAppsは開発者以外の方でも、ポチポチと操作する感覚でOffice 365のデータや外部サービスのデータを活用したアプリを作ったり、ワークフローを組むことができるのが特徴です。

 

これがサインインした直後

アプリを作るかワークフローを作るかなどが選べます。

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というわけで、PowerAppsのサインアップ申請をして、Inviteメールが届いている方は試してみてはいかがでしょうか。

 

※UWP版のPowerAppsもiOS同様にアドレス入れてサインイン試したら、リージョン許可されてないのかNGでした…

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